Un cambio de oficina resulta ser el inicio de algo maravilloso para cualquier empresa. Esto se puede deber a un cambio de número de empleados, o una fusión. Lo más importante es la planificación y el trabajo en equipo.
Una buena planificación y una buena motivación harán que la mudanza sea exitosa.
A continuación se citan una serie de consejos para realizar una mudanza de oficina.
- Llévate solo lo necesario: Unos meses antes de la fecha de la mudanza, el primer paso es realizar un inventario con todo lo que hay en la oficina.
- Empareja las cajas con los objetos: Calcula para cada una de las zonas de la oficina cuántas cajas pequeñas necesitarás para los objetos pequeños pero pesados como los libros, el material de papelería y los teléfonos. Las cajas medianas son ideales para objetos de mayor tamaño pero ligeros, y las cajas grandes han sido diseñadas para artículos textiles, como los uniformes o los cojines.
- Protección: Antes de comenzar con el embalaje, hay que comprobar que contamos con los embalajes que necesitamos.
- Comenzar a empaquetar pronto: Una manera de facilitar el proceso es empezar a empaquetar meses antes todo aquello que no sea imprescindible.
- Optimiza el espacio de almacenamiento: Elegir cajas resistibles y de alta calidad reducirá el espacio que necesitemos para almacenarlas.
¿QUÉ NECESITO PARA HACER MI MUDANZA DE EMPRESA?
Para que una mudanza de oficina resulte exitosa, quienes se ocupen del almacenamiento, orden y traslado de los elementos, deben contemplar una buena planificación y organización.
Una opción para las empresas, es que este trabajo lo realizan terceros, pero también están implicados los propios trabajadores y líderes del negocio, ya que saben mejor sobre cada elemento y maquinaria de la empresa.
CÓMO HACER UNA MUDANZA DE OFICINA PASO A PASO
A continuación se muestran una serie de consejos para realizar una mudanza de oficina.
- Elegir la fecha para la mudanza: La elección del día en la que se va a realizar la mudanza es tan importante como el resto, ya que hay que tener en cuenta lo siguiente:
- Evitar que la fecha de la mudanza elegida sea un día festivo: Coordinar un día de la semana donde la empresa no tenga demasiado trabajo, así se evitaran la falta de atención al cliente y no se perderán ventas.
- Si se decide realizar la mudanza por cuenta de la empresa hay que intentar que esté disponible todo el equipo.
- En el caso de contratar la mudanza con una empresa profesional, asegurar fechas de disponibilidad para evitar imprevistos.
- Presupuestos y tiempos.
- Hay que realizar una estimación del coste y de los recursos necesarios para realizar la mudanza: personal necesario, transporte, cajas de embalaje, desmontaje y montaje…
- Por otro lado, hay que tener muy claro cuánto tiempo necesitaremos para llevarla a cabo.
- Registro del contenido:
- Debemos de realizar un inventario que nos ayudará a no extraviar nada durante el proceso.
- La nueva ubicación:
- Un factor muy importante a la hora de realizar tu mudanza en la oficina es conocer a la perfección el espacio de la nueva ubicación, para ello debes investigar a priori y de manera clara los metros disponible en un plano con el que proyectarás previamente al traslado la nueva organización de tu empresa con dibujos, bocetos, planos a escala…
- Equipos informáticos:
- Uno de los elementos más complicados a la hora de realizar una mudanza de oficina es el traslado de todos los equipos de hardware. Por ello, se aconseja lo siguiente:
- Ordenar los cables con cuidado y embalarlos para prevenir roturas.
- Contratar un servicio de mudanza.
- Crear una caja de imprescindibles:
- Solicita a los trabajadores que creen su caja de imprescindibles, es decir, aquellos materiales que sean necesarios para realizar sus tareas y que puedan ser trasladados en último lugar.
PLANIFICA CON ANTICIPACIÓN
Para planificar una mudanza de oficina de manera efectiva lo más importante es una buena planificación.
Una mudanza de oficina es un proceso complejo que lleva mucho tiempo, especialmente si estás cambiando a una nueva ciudad o estado. Por ello, hay que planificar con al menos dos meses antes de la fecha de mudanza prevista.
Al hacerlo debemos de asegurarnos de que tengamos suficiente tiempo para prepararse y garantizar que el movimiento sea lo más ordenado y eficiente posible.
COMUNICA A TUS EMPLEADOS
La transparencia es clave para una mudanza de oficina exitosa. Es importante comunicarte claramente con tus empleados acerca de la mudanza. Proporcionar suficiente información sobre la fecha de la mudanza, los horarios de trabajo modificados y cualquier otra información relevante.
DESHAZTE DE LO QUE NO NECESITAS
Una mudanza de oficina es una excelente oportunidad para hacer limpieza y deshacernos de todo aquello que no necesitemos. Revisa tus archivos y documentos, y desecha los que ya no sean relevantes. Considera también vender o donar muebles y equipos en buen estado que no necesitarás en tu nuevo espacio de trabajo.
CONTRATA A UNA EMPRESA DE MUDANZAS PARA OFICINAS
Contratar una empresa de mudanzas es crucial para garantizar una mudanza de oficina exitosa. Una empresa de mudanzas experimentada como somos en Mudanzas y Transportes TSR, te ayudamos a planificar todo, contamos con los materiales necesarios y nos aseguramos de que todo esté bien coordinado.
ETIQUETA Y ORGANIZA LAS CAJAS
A medida de que embales tus pertenencias, asegúrate de etiquetar cada caja con su contenido y destino. Organiza las cajas por áreas o departamentos, y marca las cajas que contengan objetos frágiles.
PREPARA EL NUEVO ESPACIO DE TRABAJO
Antes de realizar la mudanza, asegúrate de que el nuevo espacio esté preparado y listo para recibir tus pertenencias. Debemos de supervisar las conexiones eléctricas y de internet para que estén en buen estado.
¿CUÁNTO TIEMPO SE TARDA EN HACER UN TRASLADO DE OFICINA?
El tiempo que puede tardar un traslado de oficina, incluyendo el tiempo de planificación, el tiempo necesario para el transporte de mobiliario, y el tiempo invertido en la instalación de muebles y equipos en las oficinas, puede llegar a ser de 4-5 meses. No obstante, si excluimos la planificación del traslado y la organización de inventario, y tenemos solo en cuenta el traslado físico de las oficinas, la mudanza de oficinas puede tener lugar en 1-2 semanas.
El tiempo que implique hacer la mudanza de las oficinas, también dependerá de la ubicación física de las oficinas actuales y de las oficinas en destino. Si el traslado de oficinas es internacional el tiempo estimado para hacerlo podría prolongarse.
Otros aspectos a tener en cuenta para medir el tiempo que tardará en llevarse a cabo la mudanza de unas oficinas son: La necesidad de reformas en el nuevo espacio de trabajo, la instalación de suministros, la preparación de equipos…
MUDANZA DE OFICINAS, TRASLADO DE OFICINA INFORMACIONAL
Las mudanzas de oficinas, a diferencia del resto de mudanzas, deben ser más ágiles y comprometidas en tiempo para interrumpir el trabajo de la empresa el menor tiempo posible. El traslado de documentos, archivos, papeles y equipos informáticos deben llegar intactos a la nueva oficina. Por ello, es importante contar con un equipo profesional y con los mejores materiales y embalajes para este tipo de objetos.
